Mua phần mềm có sẵn hay thiết kế theo yêu cầu: Cách nào hợp quy trình của bạn?

Bạn đã thử một phần mềm mới nhưng nhân viên vẫn phải ghi thêm bên ngoài, vì hệ thống không theo dõi được cách đổi lịch hoặc duyệt chi của doanh nghiệp. Bạn nghĩ đến thiết kế phần mềm theo yêu cầu, rồi lại lo chi phí và thời gian. Nên đổi cách làm để dùng công cụ có sẵn, hay làm công cụ theo cách mình đang vận hành?

Bài viết này giúp bạn phân biệt nhu cầu thật với thói quen có thể thay đổi, so sánh các khoản cần tính và nhận ra khi nào nên mua sẵn, cấu hình thêm hoặc phát triển riêng. Bạn không cần chọn phương án phức tạp nhất để giải quyết một vấn đề nhỏ.

1. Thiết kế phần mềm theo yêu cầu là gì?

Thiết kế phần mềm theo yêu cầu là việc xây dựng cấu trúc, giao diện và chức năng của phần mềm dựa trên nhu cầu cụ thể của một tổ chức. Khi dịch vụ bao gồm phát triển trọn gói, hai bên còn cần thống nhất việc lập trình, kiểm thử, triển khai và bàn giao.

Phần mềm có sẵn được phát triển để phục vụ một nhóm nhu cầu chung, sau đó cho phép người mua sử dụng hoặc cấu hình trong phạm vi sản phẩm. Giữa hai hướng còn có phương án kết hợp: giữ công cụ có sẵn và xây thêm phần kết nối hoặc chức năng còn thiếu.

Ví dụ, một spa có thể mua hệ thống đặt lịch phổ biến nếu quy trình tương đối đơn giản. Nếu cần phối hợp liệu trình nhiều buổi, phòng, kỹ thuật viên và quy tắc đổi gói riêng, spa nên kiểm tra xem công cụ cấu hình được đến đâu trước khi quyết định xây mới.

2. Trước tiên, quy trình hiện tại có đáng giữ nguyên không?

Một thao tác đang được làm lâu năm chưa chắc là thao tác cần đưa vào phần mềm. Nếu phải qua nhiều người duyệt chỉ vì chưa thống nhất trách nhiệm, lập trình lại toàn bộ có thể khiến sự rườm rà tồn tại lâu hơn.

Theo Anatomy of Work Global Index 2023 của Asana, khảo sát 9.615 lao động tri thức tại sáu quốc gia ghi nhận 58% thời gian làm việc dành cho hoạt động điều phối công việc. Người tham gia cũng ước tính có thể tiết kiệm 4,9 giờ mỗi tuần, tức 12,25% giờ làm việc mỗi tuần, nếu quy trình được cải thiện. Con số thứ hai là tự đánh giá của người trả lời, không phải kết quả tiết kiệm được bảo đảm sau khi mua phần mềm.

Điểm cần lưu ý là cải thiện quy trình phải đi cùng lựa chọn công cụ. Trước khi yêu cầu nhà cung cấp làm đúng mọi bước hiện tại, hãy hỏi bước nào thực sự bảo vệ chất lượng, bước nào chỉ xuất hiện để bù cho việc thiếu thông tin.

3. So sánh hai hướng bằng những tiêu chí cụ thể

3.1. Mức độ phù hợp với các nghiệp vụ bắt buộc

Với phần mềm có sẵn, bạn thường phải lựa chọn trong các chức năng và cách cấu hình được hỗ trợ. Hãy phân biệt việc đổi tên trường dữ liệu với thay đổi toàn bộ quy tắc xử lý; đó không phải cùng một mức tùy chỉnh.

Với giải pháp riêng, doanh nghiệp có thể mô tả nghiệp vụ cụ thể hơn, nhưng đội triển khai vẫn cần phân tích và kiểm chứng. Viết theo yêu cầu không tự động đồng nghĩa với hiểu đúng yêu cầu.

Ví dụ, một đơn vị cho thuê thiết bị cần giữ lịch từng món hàng và xử lý trả trễ. Điều phải thử là một món đã bị giữ thêm ngày có ngăn được lần đặt chồng tiếp theo hay không, chứ không chỉ xem phần mềm có màn hình “lịch thuê”.

3.2. Thời gian có thể đưa vào sử dụng

Công cụ có sẵn thường thuận lợi hơn khi chức năng đã đáp ứng và dữ liệu được chuẩn bị tốt. Tuy nhiên, thời gian cấu hình, chuyển dữ liệu và hướng dẫn vẫn cần được tính vào kế hoạch.

Giải pháp riêng cần thêm thời gian khảo sát, thiết kế, phát triển và thử nghiệm. Bạn có thể bắt đầu bằng phiên bản chỉ giải quyết một quy trình, nhưng phiên bản nhỏ vẫn phải đáp ứng các yêu cầu quan trọng về dữ liệu và quyền truy cập.

3.3. Chi phí ban đầu và chi phí duy trì

Mua sẵn có thể có phí theo tài khoản, gói, dung lượng hoặc chức năng. Phát triển riêng có chi phí xây dựng cùng các khoản máy chủ, dịch vụ bên ngoài, sửa lỗi, cập nhật và hỗ trợ.

Khi so sánh, hãy lập danh sách:

• Những người thực sự cần tài khoản và quyền sử dụng.

• Dữ liệu cần chuyển cùng phần làm sạch dữ liệu.

• Các hệ thống phải kết nối.

• Nhu cầu hỗ trợ sau khi bắt đầu dùng.

• Cách tính phí khi tăng người dùng hoặc thay đổi quy trình.

• Chi phí lấy dữ liệu và chuyển sang nhà cung cấp khác.

Đừng mặc định giải pháp riêng luôn rẻ hơn về lâu dài. Điều đó còn phụ thuộc quy mô, thay đổi nghiệp vụ và năng lực duy trì hệ thống.

3.4. Mức chủ động về dữ liệu và bảo trì

Với sản phẩm có sẵn, cần biết xuất được những gì, ở định dạng nào và liệu lịch sử giao dịch có đi kèm hay không. Có nút xuất danh bạ chưa có nghĩa lấy được đầy đủ dữ liệu vận hành.

Với phần mềm riêng, cần thống nhất quyền sử dụng mã nguồn, tài khoản, tài liệu và thành phần bên thứ ba. Nhận một thư mục mã nguồn nhưng không có cách triển khai cũng chưa đủ để doanh nghiệp chủ động.

4. Nên chọn phương án nào trong từng tình huống?

4.1. Chọn mua sẵn khi nhu cầu phổ biến và công cụ đã đáp ứng

Nếu phần lớn công việc có thể thực hiện tốt trên sản phẩm hiện có, mua sẵn có thể là lựa chọn hợp lý. Bạn nên điều chỉnh những thói quen không cần thiết nếu cách chuẩn hóa mới giúp đội ngũ phối hợp tốt hơn.

Ví dụ, một quán café cần ghi nhận đơn, thanh toán và theo dõi nguyên liệu cơ bản có thể kiểm tra phần mềm quản lý doanh nghiệp hoặc bán hàng phù hợp trước khi tính đến phát triển riêng.

4.2. Cân nhắc làm riêng khi yêu cầu quan trọng không thể đáp ứng

Hướng này đáng xem xét khi nghiệp vụ đặc thù có giá trị rõ ràng, lặp lại đủ thường xuyên và giải pháp có sẵn đã được thử nhưng không đáp ứng những điểm bắt buộc.

Ví dụ, một cơ sở sửa chữa cần theo dõi từng thiết bị qua các bước kiểm tra, chờ linh kiện, khách duyệt chi phí và bảo hành. Nếu mỗi bước có trách nhiệm, dữ liệu và quy tắc riêng, giải pháp phù hợp quy trình có thể đáng đầu tư hơn tiếp tục ghép nhiều bản ghi thủ công.

4.3. Chọn kết hợp khi chỉ thiếu một phần trong hệ thống

Bạn không nhất thiết bỏ công cụ kế toán hoặc bán hàng đang dùng tốt. Một mô-đun riêng có thể xử lý yêu cầu nội bộ rồi chuyển dữ liệu đã kiểm tra sang hệ thống hiện tại, nếu các bên hỗ trợ kết nối phù hợp.

Bạn có thể tham khảo bài khi nào doanh nghiệp cần phần mềm riêng của Unitrux để xem thêm những điểm cần chuẩn bị trước khi xác định phạm vi.

5. Cách thử trước khi quyết định đầu tư

• Viết vấn đề bằng ngôn ngữ công việc: ai đang chờ ai, dữ liệu nào phải nhập lại, sai ở bước nào.

• Tách yêu cầu bắt buộc và mong muốn: tránh để một tính năng phụ làm lệch cả lựa chọn.

• Thử công cụ có sẵn trên cùng bộ tình huống: bao gồm cả đổi, hủy và sai dữ liệu.

• Nếu còn thiếu, xác định phần cần làm riêng: không mở rộng ngay sang mọi bộ phận.

• Chốt tiêu chí đánh giá: thời gian xử lý, số lần làm lại, khả năng tra cứu và mức độ sử dụng thực tế.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Phần mềm có sẵn có tùy chỉnh được không?

Có thể, nhưng mức độ khác nhau. Hãy hỏi rõ cấu hình nằm trong gói hay cần phát triển thêm, và thay đổi đó có được duy trì khi sản phẩm cập nhật không.

6.2. Làm phần mềm riêng có hết phụ thuộc nhà cung cấp không?

Không tự động. Mức chủ động phụ thuộc quyền sử dụng, tài liệu, tài khoản và khả năng một đội ngũ khác tiếp nhận. Những điều này nên được làm rõ trước khi triển khai.

6.3. Doanh nghiệp chưa có quy trình rõ có nên làm riêng ngay không?

Nên làm rõ quy trình ưu tiên và thử cách vận hành trước. Nếu yêu cầu vẫn thay đổi hằng ngày, dự án lớn dễ phát sinh chi phí mà chưa giải quyết đúng nhu cầu.

7. Chọn giải pháp vừa đủ với vấn đề cần giải quyết

Thiết kế phần mềm theo yêu cầu phù hợp khi sự khác biệt trong quy trình có lý do và giá trị rõ ràng. Nếu vấn đề có thể giải quyết bằng cấu hình hoặc kết nối công cụ đang có, bạn không cần xây lại toàn bộ.

Unitrux cung cấp thiết kế ứng dụng và giải pháp số cho nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Liên hệ 0364750316, mang theo một quy trình đang vướng và danh sách công cụ hiện dùng để trao đổi về phạm vi cần thiết trước khi quyết định đầu tư.